Tarefas
Tarefas são as atividades do dia a dia: algo que uma pessoa precisa fazer, até uma data, com custo e prioridade opcionais. Uma tarefa pode existir sozinha (avulsa) ou estar vinculada a uma demanda, quando é criada a partir de uma etapa, de um Ishikawa, de um 5W2H ou pela aba Tarefas da própria demanda. Na página Tarefas você vê todas as tarefas da empresa, dos dois tipos.
Lista de tarefas
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Código | Número sequencial da tarefa na empresa. Nunca é reaproveitado, nem quando a tarefa é apagada |
| Título da tarefa | Nome da tarefa |
| Custo | Valor em reais |
| Data esperada | Prazo |
| Data terminada | Data de término, quando houver |
| Departamento | Departamento da tarefa |
| Marcador, Rótulo | Classificações coloridas de Configurações |
| Responsável | Quem executa |
| Prioridade | Baixa, Normal, Alta ou Urgente |
| Criado em, Atualizado em | Data e hora |
A lista tem busca e todas as colunas podem ser ordenadas.
Ações por linha
| Ação | Descrição |
|---|---|
 Abrir | Abre a página da tarefa |
 Editar | Edita a tarefa (veja as regras abaixo) |
 Apagar | Apaga a tarefa (veja as regras abaixo) |
| Aceitar (polegar verde) | Aceita uma tarefa atribuída por outra pessoa |
| Rejeitar (polegar vermelho) | Rejeita uma tarefa atribuída por outra pessoa, com justificativa |
| Visualizar (olho) | Abre a tarefa em modo de leitura, para conferir antes de aceitar |
Cadastrar uma tarefa
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Título da tarefa | Sim | Nome da tarefa |
| Responsável | Sim | Usuário que vai executar |
| Custo | Sim | Valor em reais. Use zero quando não houver custo |
| Data esperada | Não | Prazo |
| Marcador | Não | Classificação de Configurações. O botão "+" cria um novo sem sair da tela |
| Rótulo | Não | Um ou mais rótulos coloridos de Configurações |
| Departamento | Não | Departamento da tarefa |
| Prioridade | Não | Baixa, Normal, Alta ou Urgente |
| Descrição | Não | Texto formatado com os detalhes |
Aceite e rejeição
Quando você cria uma tarefa para outra pessoa, ela precisa aceitar antes de a tarefa poder ser editada ou apagada. Isso evita que alguém receba uma atividade sem ter concordado com ela.
- Tarefa para si mesmo: não há aceite. Ela já nasce pronta para edição e exclusão.
- Tarefa atribuída a outra pessoa: fica pendente de aceite. Somente o
responsável vê os botões de aceitar e rejeitar, e somente ele consegue
executar essas ações.
- Ao aceitar, a data de aceite é registrada e quem criou é avisado por e-mail.
- Ao rejeitar, é obrigatório escrever a justificativa. A tarefa fica registrada como rejeitada, sem botões de edição ou exclusão.
- Antes de ser aceita, e depois de rejeitada, a tarefa não pode ser editada nem apagada.
A rejeição não envia nenhum aviso: combine com quem atribuiu, pois a justificativa fica registrada na tarefa.
Página da tarefa
O cabeçalho mostra o título, a data esperada, quem criou (com data e hora) e quem atualizou por último. A página tem duas abas:
Aba Tarefa
- Dados cadastrais: título, responsável, custo, data esperada, marcador, rótulo, departamento, prioridade e descrição. O lápis abre o mesmo formulário da lista.
- Checklist: lista de passos menores da tarefa.
Checklist da tarefa
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Título | Sim | Passo a ser cumprido |
| Data | Sim | Data do passo |
Use o checklist para quebrar uma tarefa em passos com datas, por exemplo "Solicitar cotação" e "Validar com o financeiro". Marque a caixa ao lado do item para concluí-lo (ele fica riscado) e desmarque para reabri-lo. Cada item pode ser removido pela lixeira.
Aba Arquivos
Anexos da tarefa.
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Descrição | Nome dado ao anexo |
| Criado em, Atualizado em | Data, hora e usuário |
Para anexar, informe a Descrição e o Arquivo (um por vez). São aceitos PDF, PNG, JPG e JPEG. Os arquivos consomem o armazenamento contratado pela empresa, e o envio é recusado quando ele se esgota. Apagar um arquivo o remove definitivamente.
Avisos automáticos
| Quando | Quem recebe | Como |
|---|---|---|
| Tarefa criada para outra pessoa | Responsável | E-mail e, se houver celular cadastrado, SMS e WhatsApp |
| Tarefa aceita | Quem criou | |
| Todos os dias, às 2h10 | Responsável | E-mail das tarefas cuja data esperada vence em até 10 dias ou já venceu e ainda não têm data de término. Não é enviado quando o responsável é quem criou a tarefa |
O aviso diário se repete enquanto a tarefa estiver nessa situação.
Quem vê o quê
Todos os usuários da empresa com acesso à página veem todas as tarefas. Os botões de adicionar, editar e apagar aparecem a partir do nível Acesso total.
Boas práticas
- Informe a data esperada. É ela que dispara o aviso de vencimento.
- Use o custo mesmo quando ele for zero. O campo é obrigatório, e manter o valor real ajuda a dimensionar o esforço depois.
- Atribua para a pessoa certa na primeira vez. O aceite existe justamente para a pessoa confirmar que é dela, e uma rejeição obriga a recriar a tarefa.
- Use marcadores para fase e rótulos para assunto. Combinados, permitem reconhecer em segundos do que a tarefa trata e em que ponto está.