Categorias
Categorias são o "molde" das demandas. Cada categoria define de qual departamento é o pedido, quem atende por padrão, de que tipo ele é, quais etapas o atendimento percorre e qual checklist o solicitante precisa cumprir antes de enviar. Quando alguém abre uma demanda e escolhe a categoria, tudo isso é herdado automaticamente. É a página que mais economiza tempo no dia a dia: configurada uma vez, padroniza todos os pedidos daquele assunto.
Lista de categorias
A lista mostra as categorias do seu cliente, ordenadas por departamento e, em seguida, por nome.
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Categoria | Nome da categoria |
| Departamento | Departamento dono da categoria |
| Tipo | Tipo da categoria (veja Tipos) |
| Responsável | Responsável padrão pelo atendimento, quando houver |
Ações disponíveis
| Ação | Descrição |
|---|---|
 Visualizar | Abre a página da categoria, onde ficam as etapas e o checklist |
 Editar | Abre o formulário da categoria |
 Apagar | Remove a categoria. A exclusão pede confirmação |
Adicionar, editar e apagar ficam disponíveis a partir do nível Acesso total.
Uma categoria só aparece na lista se estiver ligada a um departamento. Por isso, cadastre os Departamentos antes de criar categorias.
Formulário da categoria
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Categoria | Sim | Nome da categoria |
| Departamento | Sim | Departamento dono. As demandas da categoria herdam este departamento |
| Tipo | Não | Define o que a demanda precisa ter para ser enviada (veja abaixo) |
| Responsável | Não | Se preenchido, todas as demandas da categoria ficam com este responsável, e o solicitante não consegue escolher outro |
Tipos de categoria
O tipo indica a natureza do pedido e determina qual tabela aparece na demanda e o que precisa estar preenchido antes do envio. Os tipos são fixos do sistema:
| Tipo | Na demanda, o solicitante precisa cadastrar | Para enviar exige |
|---|---|---|
| Contratação de empregados | Funções e quantidades a contratar | Ao menos uma contratação |
| Treinamento | Cursos, funções, quantidades e funcionários | Ao menos um treinamento |
| Suprimentos | Itens de suprimento, quantidade e unidade | Ao menos um suprimento |
| Patrimônio | Recursos, quantidade e unidade | Ao menos um item |
| Serviço | Fornecedor e serviço | Ao menos um serviço |
| Colaboradores | Funcionários envolvidos | Ao menos um colaborador |
| (sem tipo) | Nenhuma tabela | Nenhuma exigência extra |
O detalhe de cada tabela está em Tipos de solicitação.
Página da categoria: etapas e checklist
Ao abrir uma categoria pelo botão Visualizar, o topo mostra departamento, categoria, tipo e os dados de criação. Abaixo ficam dois painéis: Checklist e Etapas.
Checklist
O checklist é a lista de conferências que o solicitante precisa marcar antes de enviar a demanda. Bons exemplos: "Anexei o orçamento", "Validei o centro de custo", "Informei o local de entrega".
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Título | Sim | Texto do item |
| Ordem | Não | Posição do item. Se ficar vazio, o item vai para o fim |
Como funciona:
- Ao criar uma demanda, todos os itens do checklist da categoria são copiados para ela, ainda não marcados.
- A demanda só pode ser enviada quando todos os itens estiverem marcados.
- Itens adicionados depois à categoria também chegam às demandas que ainda estão Em preparação. Itens removidos saem delas, desde que ainda não tenham sido marcados.
Etapas
As etapas são os passos que o responsável percorre para atender a demanda. Exemplos: "Cotação com fornecedores", "Aprovação da diretoria", "Compra", "Entrega".
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Etapa | Sim | Nome da etapa |
| Ordem | Não | Posição da etapa. Se ficar vazio, vai para o fim |
| Prazo (dias) | Não | Quantos dias, contados a partir do aceite da demanda, a etapa deve levar. Vira a data prevista da etapa na demanda |
Como funciona:
- As etapas não são copiadas quando a demanda é criada. Elas são criadas no momento em que o responsável aceita a demanda.
- Para concluir a demanda, o responsável precisa ter concluído todas as etapas.
- Na demanda, cada etapa tem uma data prevista: a data do aceite somada ao Prazo (dias) da etapa. Sem prazo cadastrado, a data fica em branco e o responsável a informa ao planejar o atendimento.
Boas práticas
- Uma categoria por assunto recorrente, e não por pessoa. Exemplos: "Contratação de pessoal", "Treinamento de equipe", "Compra de EPI", "Manutenção predial".
- Defina o responsável padrão quando o atendimento é sempre da mesma pessoa ou caixa de entrada do setor. Isso evita pedidos endereçados ao lugar errado.
- Escolha o tipo sempre que o pedido envolver contratação, treinamento, compra, serviço ou colaboradores. Assim o atendimento recebe as informações estruturadas e o sistema impede o envio de pedidos vazios.
- Enxugue o checklist. Itens demais fazem as pessoas marcarem sem ler. Deixe só as conferências que evitam retrabalho.
- Concentre a configuração em uma pessoa. As etapas e os itens de checklist aparecem na tela apenas para quem os cadastrou.