Gestão de Projetos
O módulo de Gestão de Projetos organiza o trabalho interno da empresa em torno de demandas e tarefas. Uma demanda é um pedido formal de uma pessoa a outra (por exemplo, "contratar dois eletricistas", "treinar a equipe em NR-35" ou "adquirir 10 extintores"), com responsável, prazo, etapas de atendimento e registro de tudo o que aconteceu. Uma tarefa é uma atividade menor, com responsável e prazo, que pode existir sozinha ou nascer de uma demanda.
O resultado para o dia a dia é simples: quem pede sabe se o pedido foi aceito e em que etapa está; quem atende sabe exatamente o que precisa ser entregue e até quando; e a gestão enxerga o que está em aberto, o que está no prazo e o que está atrasado, sem depender de planilha ou de mensagem avulsa.
Como as páginas se encaixam
- Categorias é onde o administrador define o "molde" de cada tipo de pedido: departamento, responsável padrão, etapas de atendimento e checklist de envio. Tudo o que for configurado aqui é herdado automaticamente pelas demandas.
- Demandas é o coração do módulo: cadastro do pedido, envio, aceite ou recusa, execução por etapas, anexos, tarefas, ferramentas de qualidade (5 Porquês, Ishikawa, 5W2H e Causas raiz) e relatório em PDF.
- Tarefas reúne as atividades do dia a dia, avulsas ou vinculadas a demandas, com aceite do responsável, checklist e arquivos.
- Dashboard mostra quantas demandas estão em atendimento, no prazo e fora do prazo, e a distribuição por prioridade e por departamento, com exportação para Excel.
- Configurações cadastra os Marcadores e Rótulos coloridos usados para classificar tarefas.
O ciclo de uma demanda em resumo
Em preparação ──envia──▶ Aguardando atendimento ──aceita──▶ Em andamento ──conclui──▶ Concluído
(solicitante) (responsável) (responsável)
│
└──recusa, com justificativa──▶ Não aceito
- O solicitante cadastra a demanda escolhendo uma categoria. O sistema preenche sozinho o departamento, o responsável (se a categoria tiver um padrão) e o checklist.
- O solicitante confere o checklist, preenche o que a categoria exige e envia. O responsável recebe um e-mail.
- O responsável aceita ou recusa. Ao aceitar, as etapas da categoria são criadas na demanda, cada uma com data prevista.
- O responsável executa as etapas (podendo abrir tarefas para elas) e, com todas concluídas, conclui a demanda.
Como começar (passo a passo para o administrador)
- Libere as páginas do módulo nos Grupos de acesso dos perfis que vão usá-lo. Páginas que não estiverem no grupo não aparecem no menu do usuário.
- Confira os Departamentos e os Usuários: toda categoria pertence a um departamento, e os responsáveis recebem avisos por e-mail, então precisam estar ativos e com e-mail correto.
- Crie as Categorias, uma para cada tipo de pedido recorrente, com o responsável padrão, as etapas e o checklist.
- Se quiser classificar tarefas por cores, cadastre Marcadores e Rótulos em Configurações.
- Oriente os solicitantes a abrirem as demandas em Demandas e a gestão a acompanhar pelo Dashboard.
:::tip Quem configura, enxerga Hoje, cada usuário só vê na tela as etapas e os itens de checklist que ele mesmo cadastrou em uma categoria, e o mesmo vale para Marcadores e Rótulos. Por isso, recomendamos que uma única pessoa faça a configuração de Categorias e Configurações, para que a equipe de administração não tenha a impressão de que itens "sumiram". :::
Como isso facilita o dia a dia
| Situação | Como o módulo ajuda |
|---|---|
| Pedidos chegam por conversa e ninguém sabe o andamento | Cada pedido vira uma demanda com status, responsável, prazo e histórico de quem criou e atualizou |
| O mesmo tipo de pedido volta sempre, com as mesmas exigências | A categoria já traz responsável, etapas e checklist; o solicitante só preenche o que é específico |
| Pedidos incompletos chegam ao atendimento | O envio só é liberado com o checklist 100% marcado e com os itens exigidos pelo tipo (por exemplo, ao menos uma contratação cadastrada) |
| O atendente não sabe o que vem depois | As etapas da categoria viram uma lista com datas previstas ao aceitar a demanda |
| Uma demanda precisa virar ações para várias pessoas | Tarefas podem ser abertas a partir das etapas, e o responsável de cada uma é avisado por e-mail, SMS e WhatsApp |
| Um problema exige investigação de causa | A demanda traz 5 Porquês, Ishikawa, 5W2H e Causas raiz, e os três primeiros saem no PDF |
| Prazos estouram sem ninguém perceber | Todo dia o sistema avisa por e-mail o responsável das demandas e tarefas com prazo em até 10 dias e das já vencidas |
| A diretoria quer um retrato do que está aberto | O Dashboard mostra abertas, no prazo, fora do prazo, e as cruza por prioridade e por departamento, com lista detalhada e Excel |
Níveis de acesso
Cada página do módulo é liberada no Grupo de acesso com um nível:
| Nível | O que o usuário consegue fazer na tela |
|---|---|
| Somente visualização | Ver listas e detalhes, abrir arquivos e exportar |
| Acesso total | Além de ver, adicionar, editar e excluir |
| Acesso avançado | Igual ao acesso total, e, em Demandas, passa a ver as demandas de todos os departamentos (veja Demandas) |
As ações de fluxo de uma demanda (enviar, aceitar, recusar, concluir) dependem de quem é o usuário na demanda (solicitante ou responsável), e não do nível de acesso.
Em desenvolvimento
A página Calendário do módulo (visões de Agenda e Gráfico de Gantt) ainda está em construção e não exibe as demandas e tarefas reais da empresa. Por isso ela não está documentada, e as abas equivalentes foram retiradas da página da demanda por enquanto. Para acompanhar prazos, use a listagem de Demandas, a data prevista de cada etapa e o Dashboard.