Matriz de arquivos
A Matriz de arquivos mostra, em forma de grade, quais tipos de documento (ver Tipos de arquivos) cada Categoria funcional / Cargo exige, e o quanto essa exigência está sendo cumprida pelos colaboradores de cada cargo. É a ferramenta de acompanhamento da conformidade documental por cargo e, opcionalmente, por contrato — enquanto a associação individual entre cargo e tipo de arquivo pode ser feita nas telas de Tipos de arquivos ou Categorias funcionais, é aqui que se enxerga o resultado consolidado, com totais de documentos em dia, vencidos e a vencer.
Cada matriz cadastrada é um cabeçalho (com título, contrato opcional e data de revisão); ao abrir uma matriz, a grade cruza tipos de arquivo (colunas) com cargos (linhas).
Formulário
Cabeçalho da matriz
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Título | Sim | Nome da matriz |
| Contrato | Não | Restringe a matriz a um contrato específico; uma vez definido, não pode mais ser removido do registro |
| Data de revisão | Não | — |
| Revisão | Não | Texto livre (editor de texto) descrevendo a revisão |
Vínculo na grade
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Tipo de arquivo | Sim | Documento exigido |
| Cargo(s) | Sim | Um ou mais cargos que passam a exigir esse tipo de arquivo (seleção múltipla) |
Ações disponíveis
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Adicionar | Cria um novo cabeçalho de matriz |
 Ver | Abre a grade da matriz |
 Editar | Altera título, contrato, data e texto de revisão do cabeçalho |
 Apagar | Remove o cabeçalho da matriz; só fica disponível para matrizes vinculadas a um contrato |
| Adicionar vínculo (dentro da grade) | Associa um tipo de arquivo a um ou mais cargos |
| Excluir vínculo (célula preenchida da grade) | Remove a exigência daquele tipo de arquivo para o cargo |
| Exportar Excel | Exporta a grade da matriz |
| Clique nos totais / cabeçalhos | Abre uma lista dos colaboradores que compõem aquele total (em dia, vencido, a vencer em 30/60/90 dias, por cargo ou por tipo de arquivo) |
Ao cadastrar uma nova matriz para um cliente que já tenha uma matriz sem contrato definido (ou com o mesmo contrato), o sistema reaproveita a matriz existente em vez de criar uma duplicada. Vincular um tipo de arquivo a um cargo dentro da grade gera automaticamente, para cada colaborador daquele cargo que ainda não tenha o documento, uma pendência de arquivo — a mesma lógica usada nas telas de Tipos de arquivos e Categorias funcionais, já que esse vínculo é a mesma informação usada em ambas. Os totais de conformidade exibidos na grade (em dia, vencido, a vencer) são calculados a partir da situação real dos arquivos de cada colaborador do cargo.