Gerenciador de arquivos
O Gerenciador de arquivos é a visão centralizada de todos os documentos enviados para todos os colaboradores — a mesma informação que aparece na aba Arquivos do cadastro individual de cada Colaborador, aqui reunida em uma única listagem pesquisável. É aqui que se enviam documentos avulsos ou se preenchem as pendências geradas automaticamente pela Matriz de arquivos quando um cargo passa a exigir um novo tipo de documento (ver Tipos de arquivos).
Ao cadastrar um novo arquivo, o sistema oferece a opção de usar um assistente com inteligência artificial: ao enviar um ou mais PDFs, o assistente analisa o conteúdo e pré-preenche automaticamente o colaborador, o tipo de documento, a descrição e a data de validade antes de salvar.
Formulário
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Arquivo | Sim (na criação) | Documento anexado. Formatos aceitos: PDF, Word, Excel, PowerPoint, texto e formatos OpenDocument |
| Colaborador | Sim (na criação) | Colaborador ao qual o arquivo pertence; não pode ser alterado depois de salvo |
| Tipo de arquivo | Sim (na criação) | Categoria do documento, cadastrada em Tipos de arquivos; é possível cadastrar um novo tipo diretamente deste formulário |
| Descrição | Não | O formulário exige o preenchimento, mas o backend aceita o envio vazio |
| Data de validade | Não | Usada para calcular o vencimento do documento |
Ações disponíveis
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Adicionar | Oferece a opção de cadastro tradicional ou assistido por inteligência artificial |
 Editar | Abre o formulário para alterar o arquivo |
 Apagar | Remove o registro. Quando o arquivo é uma exigência da matriz cargo × tipo de arquivo, a pendência não é excluída — apenas o upload, a descrição e a validade são limpos, mantendo a exigência em aberto |
 Ver arquivo | Abre/baixa o documento anexado, quando houver um arquivo enviado |
| Marcar como obsoleto / Reativar | Alterna o documento entre válido e obsoleto |
| Filtrar | Filtra por nome do colaborador, cargo, tipo de arquivo, nome do arquivo e intervalo de data de validade |
Cada cliente possui uma cota de armazenamento em disco; o envio de um novo arquivo é bloqueado caso o total já utilizado ultrapasse essa cota. Quando o tipo de arquivo está marcado como "Único" (ver Tipos de arquivos), o envio de um novo documento substitui o anterior em vez de criar um registro duplicado. Arquivos podem ser marcados como privados na aba de arquivos do próprio colaborador — usuários com nível de acesso mais baixo não conseguem visualizar, editar nem excluir arquivos privados. Um documento que já foi enviado para assinatura digital não pode mais ser editado ou excluído até que o processo de assinatura seja concluído ou cancelado.